Coraz więcej przedsiębiorców zamiast zatrudniać na stałe księgowego, korzysta z usług biura rachunkowego. Jest to wygodne, bo zazwyczaj jest tańsze niż zatrudnienie księgowego na etat, a dodatkowo daje nam pewność, że naszą księgowością zajmą się profesjonaliści. Skąd jednak mamy wiedzieć, że korzystamy z usług biura rachunkowego, które faktycznie oferuje nam je na wysokim poziomie? Jak rozpoznać, które biuro rachunkowe jest dobre i zasłużyło na nasze uznanie? Z pewnością jest parę kwestii na które powinniśmy tutaj zwrócić uwagę, zanim zdecydujemy się podpisać ostateczną umowę z określonym biurem rachunkowym.
Odpowiednie dokumenty
Na samym początku powinniśmy sprawdzić, czy wybrane przez nas biuro rachunkowe posiada odpowiednie dokumenty, które pozwalają mu na prowadzenie działalności.
Takim dokumentem będzie chociażby Licencja Ministerstwa Finansów, którą uzyskuje się po zdaniu specjalnego egzaminu państwowego, dwuletnim stażu w księgowości oraz posiadaniu średniego wykształcenia. Chyba, że dany księgowy ukończył studia wyższe albo podyplomowe z rachunkowości i odbył przynajmniej trzyletni staż w zawodzie. Warto także sprawdzić, czy takie biuro rachunkowe jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej, co obowiązkowo musi być wykupione przez każde biuro. To ważne, bo w razie popełnienia błędu przez księgowego, szkody zostaną pokryte właśnie z takiego ubezpieczenia.
O wysokich kwalifikacjach i jakości usług będzie też świadczył fakt, że dane biuro należy do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce i bierze udział w różnych szkoleniach. Wówczas będziemy mieli pewność, że jest ono na bieżąco ze wszystkimi zmianami, jakie pojawiają się w prawie.
Co jeszcze może być ważne?
Powinniśmy tutaj również zwrócić uwagę na to, w jaki sposób funkcjonuje takie biuro rachunkowe. Czy jeśli nie możemy się u nich pojawić osobiście, to istnieje możliwość przesłania dokumentów kurierem albo mailem? Czy dostaniemy dostęp do programów, dzięki którym fakturę będziemy mogli wprowadzić online, a ona od razu zostanie dostarczona do księgowości? Warto też sprawdzić jakie opinie ma dane biuro księgowe, czy klienci je sobie chwalą i polecają, czy nie było żadnych problemów? Nie możemy też zapominać o konieczności sprawdzenia kompetencji takiego biura rachunkowego, jak również upewnienia się, czy zachowane jest tam odpowiednie bezpieczeństwo.
A więc czy mają tam ochronę, kamery i odpowiednie zabezpieczenia, które będą miały chronić nasze dokumenty przed dostaniem się w niepowołane ręce. Mamy prawo sprawdzić te wszystkie rzeczy, bo podejmując współpracę z konkretnym biurem księgowym, musimy mieć pewność, że wszystko będzie się w nim odbywało na naprawdę wysokim poziomie i będziemy mogli być spokojni o jakość usług, które nam oni proponują. Koniecznie zobaczmy z jakich rozwiązań możemy tutaj korzystać, jak możemy sprawdzić czy takie biuro rachunkowe faktycznie oferuje odpowiednią wiedzę, kompetencje i podejście do pracy. Dlatego możemy też porównać ceny proponowanych usług, chociaż musimy tutaj pamiętać, że nie zawsze muszą być one adekwatne do poziomu usługi, jaka będzie nam tutaj zaproponowana.
Dlatego im więcej rzeczy sprawdzimy przed podpisaniem umowy, tym większa będzie szansa, że jednak będziemy sobie chwalić taką współpracę.